Rufumleitung einrichten — so schalten Sie die KI ans Telefon

Das Grundprinzip der Rufumleitung

Damit die KI Ihre Anrufe annehmen kann, muss Ihr Telefon die eingehenden Gespräche an das System weiterreichen. Das geschieht über eine Rufumleitung, die Sie bei Ihrem Telefonanbieter oder in Ihrer Telefonanlage einrichten. Technisch leiten Sie dabei Anrufe von Ihrer bestehenden Nummer auf eine Zielrufnummer um, die der KI-Anbieter bereitstellt. Der Anrufer wählt weiterhin Ihre gewohnte Nummer und merkt von der Umleitung nichts. Dieses Prinzip funktioniert bei Festnetz, Mobilfunk und modernen IP-Anlagen gleichermaßen, auch wenn die Einrichtung sich im Detail unterscheidet. Manche Anbieter wie Placetel bringen die Telefonanlage gleich mit, sodass die Umleitung entfällt.

Die vier Umleitungsarten im Überblick

Bei der Rufumleitung haben Sie meist vier Varianten zur Auswahl, die Sie gezielt kombinieren können. Die sofortige Umleitung schickt jeden Anruf direkt an die KI, ideal wenn diese grundsätzlich zuerst annehmen soll. Die Umleitung bei Nichtannahme greift erst, wenn Sie nach einigen Sekunden nicht abheben, sodass Sie wichtige Anrufe noch selbst entgegennehmen können. Die Umleitung bei Besetzt fängt Anrufer ab, während Sie bereits telefonieren, und verhindert so verlorene Parallelanrufe. Die Umleitung bei Nichterreichbarkeit springt ein, wenn Ihr Anschluss offline ist, etwa bei Stromausfall. Für die meisten Betriebe ist eine Kombination aus Umleitung bei Nichtannahme und bei Besetzt der beste Kompromiss.

Schritt für Schritt einrichten

Die Einrichtung ist unkomplizierter, als viele befürchten. Zunächst erhalten Sie von Ihrem KI-Anbieter eine Zielrufnummer, auf die umgeleitet werden soll, bei fonio oder telfo etwa im Rahmen der Kontoeinrichtung. Anschließend aktivieren Sie die Umleitung: am Mobiltelefon über die Anrufeinstellungen, im Festnetz oft über eine Tastenkombination oder das Kundenportal Ihres Telefonanbieters. Bei einer IP-Telefonanlage nehmen Sie die Umleitung in der Weboberfläche vor, wo Sie die Regeln pro Nebenstelle festlegen können. Testen Sie danach unbedingt mit einem Probeanruf, ob die KI tatsächlich abnimmt und das Gespräch sauber führt. Erst wenn dieser Test erfolgreich ist, sollten Sie den Livebetrieb starten.

Häufige Stolpersteine vermeiden

Bei der Umleitung lauern ein paar typische Fehler, die sich leicht umgehen lassen. Prüfen Sie, ob Ihr Telefontarif Rufumleitungen überhaupt erlaubt und ob dabei zusätzliche Verbindungskosten entstehen, denn manche Anbieter berechnen die weitergeleitete Minute. Achten Sie darauf, dass die Zielrufnummer korrekt hinterlegt ist, schon ein Zahlendreher schickt Anrufer ins Leere. Bedenken Sie außerdem, dass viele KI-Anbieter eine eigene Rufnummer separat berechnen, sipgate etwa ab 4,95 Euro und Placetel mit 9 Euro monatlich. Denken Sie daran, die Umleitung wieder anzupassen, wenn sich Ihre Erreichbarkeit ändert, etwa nach Urlaub oder Umzug. Ein kurzer Kontrolltest nach jeder Änderung erspart Ihnen böse Überraschungen.