Von AVV bis VoIP: kurz und verständlich erklärt, worauf es beim KI-Anrufbeantworter ankommt. Von uns unabhängig recherchiert und laufend um neue Begriffe erweitert.
- AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag)
- Vereinbarung nach Artikel 28 DSGVO, die festlegt, wie ein Dienstleister die Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten darf. Sobald der KI-Anrufbeantworter die Gespräche und Kontaktdaten Ihrer Anrufer verarbeitet, ist ein solcher Vertrag Pflicht.
- Abo-Modell
- Abrechnungsform mit einer festen Monatspauschale, in der ein bestimmtes Anrufkontingent und der Support bereits enthalten sind. Für Betriebe mit gleichmäßigem Anrufaufkommen ist das planbar, weil die Kosten jeden Monat gleich bleiben.
- CRM-Anbindung
- Verbindung zwischen dem KI-Anrufbeantworter und Ihrer Kundendatenbank. Notizen und Kontaktdaten aus dem Gespräch wandern automatisch ins CRM wie HubSpot oder Pipedrive, sodass Sie nach einem verpassten Anruf nichts von Hand übertragen müssen.
- Concurrent Calls (parallele Anrufe)
- Beschreibt, wie viele Anrufer der KI-Anrufbeantworter zur selben Zeit bedienen kann. Ist der Wert unbegrenzt, hört niemand ein Besetztzeichen – selbst wenn nach Feierabend oder bei plötzlichem Andrang mehrere Leute gleichzeitig anrufen.
- DSGVO
- Die europäische Datenschutz-Grundverordnung, die den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt. Beim KI-Anrufbeantworter zählen vor allem die Rechtsgrundlage, der Serverstandort, der AVV, die Informationspflicht gegenüber dem Anrufer und die Fristen zur Löschung der Gesprächsdaten.
- EU AI Act
- Die KI-Verordnung der EU, die den Einsatz künstlicher Intelligenz regelt. Für Telefonlösungen bedeutet das vor allem eine Kennzeichnungspflicht: Der Anrufer muss erkennen können, dass am anderen Ende eine KI und kein Mensch das Gespräch führt.
- Freemium
- Preismodell, bei dem eine Grundversion des KI-Anrufbeantworters kostenlos nutzbar ist und zusätzliche Funktionen gegen Aufpreis freigeschaltet werden. Praktisch, um im kleinen Betrieb erst einmal auszuprobieren, ob die KI verpasste Anrufe zuverlässig auffängt.
- ISO 27001
- Internationale Norm für Informationssicherheit. Ein entsprechendes Zertifikat zeigt, dass der Anbieter des KI-Anrufbeantworters nachweisbare Verfahren einsetzt, um die Daten aus Ihren Anrufen zu schützen.
- IVR (Interactive Voice Response)
- Das klassische Telefonmenü, bei dem sich Anrufer per Tastendruck oder Sprachbefehl durch Optionen hangeln müssen (‚Für Terminwünsche drücken Sie die 1'). Ein moderner KI-Anrufbeantworter macht diese starren Menüs überflüssig, weil er das Anliegen direkt im Gespräch versteht.
- KI-Anrufbeantworter
- Ein digitaler Assistent, der Ihre Anrufe eigenständig entgegennimmt und ein echtes Gespräch führt, statt die Nachricht nur wie ein Band aufzuzeichnen. Er beantwortet Fragen, erfasst Anliegen und fängt so die Anrufe auf, die sonst ins Leere gelaufen wären.
- Latenz
- Die kurze Verzögerung zwischen dem Sprechen des Anrufers und der Antwort der KI. Liegt sie unter einer Sekunde, wirkt das Gespräch flüssig und natürlich – der Anrufer merkt kaum, dass er nicht mit einem Menschen spricht.
- Mailbox
- Der herkömmliche Anrufbeantworter, der einen Anruf lediglich aufzeichnet und den Anrufer zum Hinterlassen einer Nachricht auffordert. Das Problem: Rund 80 Prozent legen wortlos auf, statt aufs Band zu sprechen – jeder dieser verpassten Anrufe ist ein potenziell verlorener Kunde.
- Pay-per-Use
- Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung, meist pro Gesprächsminute und ohne feste Grundgebühr. Ideal für Betriebe mit stark schwankendem Anrufaufkommen, weil in ruhigen Wochen keine Kosten für ungenutzte Kontingente anfallen.
- Rufumleitung
- Die Weiterleitung Ihrer bestehenden Rufnummer an den KI-Anrufbeantworter – wahlweise sofort, zeitverzögert oder nur, wenn besetzt ist. Ihre gewohnte Nummer bleibt bestehen, sodass verpasste Anrufe künftig bei der KI landen statt auf der Mailbox.
- Serverstandort
- Der Ort, an dem die Gesprächsdaten Ihres KI-Anrufbeantworters verarbeitet und gespeichert werden. Aus Datenschutzsicht sind Standorte in Deutschland oder der EU empfehlenswert – wir weisen sie deshalb für jeden Anbieter im Vergleich aus.
- Terminbuchung
- Fähigkeit des KI-Anrufbeantworters, vereinbarte Termine direkt in Ihren Kalender einzutragen, etwa Google, Outlook oder eine Praxissoftware. Im besten Fall funktioniert das als Zwei-Wege-Abgleich, sodass bereits belegte Zeiten gar nicht erst angeboten werden.
- Transkription
- Die automatische Verschriftlichung des gesprochenen Anrufs. Aus diesem Text entstehen die Zusammenfassung, der Eintrag im CRM und die Anrufliste – so können Sie einen verpassten Anruf später in Ruhe nachlesen, statt ein Band abhören zu müssen.
- VoIP
- Voice over IP, also Telefonie über das Internet statt über die klassische Leitung. Diese Technik bildet die Grundlage für cloudbasierte Telefonanlagen und für die meisten KI-Anrufbeantworter.
- Weiterleitung mit Kontext
- Statt einen Anruf blind durchzustellen, übergibt der KI-Anrufbeantworter das Gespräch samt einer kurzen Zusammenfassung des bisherigen Anliegens. Wer den Hörer übernimmt, weiß sofort, worum es geht, und der Anrufer muss sein Anliegen nicht ein zweites Mal erklären.